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Présentation générale de GesDoc

GesDoc est un logiciel "utilitaire" s'exécutant sous Ms-Word version 6.0 ou 95 (7.0) ; GesDoc ne fonctionne pas avec Ms-Word 97.

GesDoc se présente sous la forme d'un fichier-modèle (GesDoc.dot) contenant une barre d'outils et un ensemble de macros WordBasic permettant d'exécuter des commandes ayant pour objectifs :

• La gestion (création / modification) d'un document Word, basé sur le modèle GesDoc.dot, contenant un tableau prédéfini composé de lignes destinées à contenir des informations concernant des fichiers Word stockés sur disque(s) telles que :
  • Nom du fichier (avec et sans chemin d'accès).
  • Titre et sujet du document (informations accessibles avec la commande Ms-Word "Propriétés..." ou "Résumé..." du menu "Fichier").
  • Version du document, (donnée propre à GesDoc sans rapport avec l'information "Révision" présente dans Ms-Word).
  • Dates de création et de modification du document.
• L'exécution de commandes permettant à l'utilisateur de réaliser 2 types d'opérations concernant :
  • Le tableau contenu dans le document (ajout de nouvelles lignes-documents, mise à jour des lignes existantes, tri du tableau suivant le contenu d'une colonne).
  • Les documents énumérés dans le tableau (ouverture, suppression, et impression).

Notes importantes :

La plupart des commandes GesDoc "manipulent" le tableau liste GesDoc et réalisent des opérations de type lecture / écriture des données qu'il contient. Aussi, pour assurer un bon fonctionnement de GesDoc, il est nécessaire lors de l'édition d'un document GesDoc de respecter strictement les règles suivantes :

• Ne jamais supprimer la première ligne réservée au titres des colonnes. Par contre, il est tout à fait possible de modifier le contenu de cette ligne, soit les titres des colonnes.
• Ne jamais supprimer les colonnes standard présentes à la création d'un document GesDoc;
• Ne jamais insérer des colonnes avant la 7° (date de modification) ; après cette dernière, il est toutefois possible de placer de nouvelles colonnes, par exemple pour l'insertion de remarques.
• Ne jamais modifier "manuellement" le contenu des colonnes GesDoc, notamment la 2° qui contient les noms et chemin d'accès aux fichiers énumérés dans la liste.

De plus, les commandes GesDoc ayant pour effet de modifier le tableau - liste vérifient en tout premier lieu que le fenêtre document Word active contient un document de type GesDoc comportant un tableau - liste GesDoc sur lequel seront effectuées les modifications (il est en effet possible de disposer de plusieurs documents - liste GesDoc).

Les commandes exécutant des opérations au niveau des fichiers décrits dans le tableau liste (ouverture, suppression, impression) vérifient que le curseur d'édition est placé dans le tableau - liste d'un document GesDoc.

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Description détaillée

La barre d'outils de GesDoc permet d'exécuter TOUTES les commandes contenues dans ce logiciel. La description ci-après des commandes associées aux boutons de cette barre d'outils, a pour objectif de donner les informations nécessaires pour l'utilisation de GesDoc.

La barre d'outils GesDoc

La barre d'outils de GesDoc se présente sous la forme suivante :

Elle est composée de 6 catégories "fonctionnelles" de commandes facilement repérables grâce aux espacements placés entre les boutons.

Lorsque le pointeur souris est positionné quelques instants sur un de ces boutons, le nom de la macro GesDoc associée au bouton de commande est affichée dans une "bulle d'aide" de fond jaune. De plus un message d'aide est également affiché dans la barre d'aide et d'état de Word (en bas de la fenêtre).

Note : les noms des macros de GesDoc disposent du préfixe "Gesdoc".

Commande "Créer un fichier - liste GesDoc" (et description du contenu du tableau- liste)

Cette commande permet de créer un nouveau fichier-liste, basé sur le modèle GesDoc, contenant dès sa création le tableau GesDoc composé de 2 lignes et de 7 colonnes.

La première ligne contient les "titres" décrivant le contenu des différentes colonnes, à savoir :

1. Document : cette colonne contient le nom des fichiers MsWord énumérés dans le tableau - liste.
2. Nom Fichier : cette colonne contient le chemin d'accès et le nom des fichiers ; Grâce à cette colonne, GesDoc dispose de l'information nécessaire pour ouvrir les documents énumérés pour en extraire les informations placés dans les autres colonnes.
3. Titre : cette colonne contient le titre des documents Word énumérés (information accessible avec la commande Ms-Word "Propriétés..." ou "Résumé..." du menu Fichier)
4. Sujet : cette colonne contient le sujet des documents Word (information également accessible avec la commande Ms-Word précitée).
5. Version : cette colonne contient une information permettant de gérer des repères de révision du document ; sans rapport avec le champ Ms-Word "Numéro de révision" accessible qu'en lecture et incrémenté automatiquement à chaque enregistrement du document, l'information "Version" de GesDoc est générée en utilisant le champ "Mots-clés" de la commande Ms-Word "Propriétés / Résumé". Ce champ est en effet analysé par GesDoc qui en extrait tous les caractères situés après le premier caractère ":". Par exemple, les mots-clés tels que "Révision : 1.0", "Indice : A" et "Version : 1.0.1" placés dans des documents Word auront pour effet d'afficher respectivement " 1.0", "A", "1.0.1" dans la colonne révision du tableau - liste.
6. Date de création : cette colonne contient la date de création du document sous la forme JJ/MM/AA
7. Date de modification : cette colonne contient la date de la dernière modification du document sous la forme JJ/MM/AA

Note concernant la deuxième ligne du tableau liste (lors de la création d'un nouveau document GesDoc) :

• Le tableau affiché lors de la création d'un nouveau fichier - liste GesDoc comporte une deuxième ligne "vide" sauf au niveau de la colonne "sujet" qui contient le libéllé "(NOUVEAU)".
• GesDoc dispose de 2 commandes permettant d'insérer des nouvelles lignes contenant des descriptions de fichiers.
• Ces "nouvelles" lignes sont toujours placées en début de tableau (sous la ligne de titres) et disposent donc des mêmes attributs de mise en forme que la ligne qui était placée à cette position avant l'insertion.
• Lors de la toute première exécution d'une de ces 2 commandes, GesDoc vérifie au préalable la présence du libéllé "(NOUVEAU)" dans la colonne "sujet". Dans cet unique cas, la ligne qui contient ce libéllé est remplie par les informations concernant le fichier, "(NOUVEAU)" étant supprimé et éventuellement remplacé par l'information "Sujet" issue du document. Si (NOUVEAU) n'est pas trouvé, GesDoc procède à une insertion d'une ligne en position 2, (sous la ligne de titres).
• Grâce à cette méthode d'insertion de nouvelles lignes, les nouvelles informations sont toujours placées en début de tableau, ce dernier ne comportant aucune ligne vide dès la première insertion.

Commande "Mettre à jour fichier - liste GesDoc"

 Cette commande réalise la mise à jour des lignes du tableau, c'est à dire que les informations contenues dans les différentes colonnes sont remplacées par celles contenues dans les fichiers Word.

Avant d'exécuter cette commande, GesDoc vérifie que la fenêtre-document active contient un fichier - liste GesDoc (créé en utilisant la commande GesDoc "Créer un nouveau fichier - liste") et que le curseur d'insertion est placé dans le tableau - liste.

L'étendue de la mise à jour réalisée dépent de la position du curseur d'insertion, soit :

• Si le curseur est placé dans la première ligne du tableau (ligne de titres), toutes les lignes du tableau sont mises à jour.
• Si le curseur est placé sur une autre ligne et qu'il n'y a pas de sélection ou que la sélection ne contient qu'une ligne du tableau, la mise à jour concerne alors la ligne contenant le curseur.
• Si plusieurs lignes sont sélectionnées, toutes les lignes contenues dans la sélection sont mises à jour.
• Pour exécuter la mise à jour de plusieurs lignes, il n'est pas nécessaire de sélectionner des lignes entières. par exemple une sélection de cellules d'une seule colonne étendue sur plusieurs lignes, suffit pour que GesDoc considère que le traitement à réaliser concerne plusieurs lignes.

Notes :

1. Pour récupérer les informations dans les fichiers , GesDoc procède préalablement à l'ouverture des fichiers qui ne sont JAMAIS modifiés durant l'exécution de cette commande.
2. Lorsque GesDoc ne peut ouvrir un fichier, la ligne correspondant dans le tableau dispose d'une mise en forme avec des caractères barrés et la colonne Titre comporte un message d'erreur qui peut être soit du type "fichier inexistant" ou "fichier impossible à ouvrir", ce dernier message pouvant être généré par la saisie d'un mauvais mot de passe pour les fichiers Word protégés ou parce que le fichier ne peut être ouvert par Word (mauvais format, erreur durant le dernier enregistrement).
3. GesDoc, à l'ouverture des fichiers, inhibe l'exécution éventuelle de macros démarrées à l'ouverture des documents.

Commande "Saisir filtre pour documents à placer dans tableau Liste GesDoc"

Cette commande permet d'insérer ou de mettre à jour des lignes concernant des fichiers correspondants au filtre saisi par l'utilisateur.

Avant d'exécuter cette commande, GesDoc vérifie que la fenêtre-document active contient un fichier - liste GesDoc.

Ensuite, GesDoc affiche une fenêtre permettant de saisir un filtre de fichier (par exemple C:\*.DO?). Si l'utilisateur valide par OK, tous les fichiers correspondants au filtre saisis seront traités ce qui aura pour effet d'insérer des lignes pour les fichiers qui n'étaient pas énumérés dans le tableau liste avant l'exécution de la commande ; pour les fichiers déjà listés, les lignes correspondantes sont mises à jour (rafraîchies).

Les notes décrites dans le § "Mettre à jour fichier - liste" sont également valables pour cette commande.

Commande "Chercher documents à placer dans tableau Liste GesDoc"

 Cette commande permet d'insérer ou de mettre à jour des lignes concernant des fichiers correspondants aux critères de recherche défini par l'utilisateur.

Avant d'exécuter cette commande, GesDoc vérifie que la fenêtre-document active contient un fichier - liste GesDoc.

Ensuite, GesDoc affiche la boîte de dialogue Ms-Word "Chercher fichier" est affichée. L'utilisateur peut alors définir, via cette fenêtre, des critères de recherche de documents. S'il y a validation de l'utilisateur (Bouton OK), GesDoc procède à l'insertion ou à la mise à jour de ligne comme pour la commande décrite précédemment (après affichage d'une fenêtre de confirmation indiquant le nombre de fichier concernés).

Les notes décrites dans le § "Mettre à jour fichier - liste" sont également valables pour cette commande.

Note : avant d'afficher la boîte de dialogue MsWord "Chercher", GesDoc affiche un message d'information indiquant le bouton de commande à utiliser pour valider la recherche et ainsi permettre à GesDoc de recueillir les informations concernant les fichiers correspondants aux critères de recherche définis par l'utilisateur. Le message affiché est différent suivant la version de Ms-Word utilisé (6.0 ou 95).

Commande "Trier tableau par ordre décroissant"

 Cette commande permet de trier le tableau liste par ordre décroissant suivant le contenu de la colonne contenant le point d'insertion. Si ce dernier est placé dans les 2 dernières colonnes contenant les dates de création et de modification, le tri effectué est de type "date" ; dans le cas contraire, le type est de type "texte".

Avant d'exécuter cette commande, GesDoc vérifie que la fenêtre-document active contient un fichier - liste GesDoc (créé en utilisant la commande GesDoc "Créer un nouveau fichier - liste") et que le curseur d'insertion est placé dans le tableau - liste.

Il est également possible de trier le tableau en utilisant la commande "Trier..." du menu "Tableau". Dans ce cas, il ne faut pas modifier les choix de la boîte de dialogue concernant la ligne de titre, cette dernière ne devant jamais être triée (donc déplacée).

Commande "Trier tableau par ordre croissant"

Cette commande permet de trier le tableau par ordre décroissant suivant les mêmes caractéristiques que celles décrites ci-dessus. 

Commande "Imprimer documents décrits dans lignes sélectionnées"

 Cette commande a pour effet d'ouvrir puis d'imprimer les fichiers énumérés dans la liste

L'impression est réalisée avec les paramètres courants (imprimante-cible, format de papier, etc.) et les documents sont imprimés dans leur intégralité.

Avant d'exécuter cette commande, GesDoc vérifie que la fenêtre-document active contient un fichier - liste GesDoc (créé en utilisant la commande GesDoc "Créer un nouveau fichier - liste") et que le curseur d'insertion est placé dans le tableau - liste.

Les documents imprimés dépendent de la position du point d'insertion ou de la sélection courante :

• Si le curseur est placé dans la première ligne du tableau (ligne de titres), tous les fichiers énumérés dans le tableau liste sont imprimés.
• Si le curseur est placé sur une autre ligne et qu'il n'y a pas de sélection ou que la sélection ne contient qu'une ligne du tableau, seul le fichier décrit dans la ligne concerné est imprimé.
• Si plusieurs lignes sont sélectionnées, les fichiers décrits dans les lignes contenues dans la sélection sont imprimés.

Pour imprimer plusieurs documents, il n'est pas nécessaire de sélectionner des lignes entières. par exemple une sélection de cellules d'une seule colonne étendue sur plusieurs lignes, suffit pour que GesDoc considère que le traitement à réaliser concerne plusieurs lignes.

Commande "Supprimer document sur ligne sélectionnée"

Cette commande permet de supprimer (physiquement) le fichier décrit sur la ligne contenant le point d'insertion.

Avant d'exécuter cette commande, GesDoc vérifie que la fenêtre-document active contient un fichier - liste GesDoc (créé en utilisant la commande GesDoc "Créer un nouveau fichier - liste") et que le curseur d'insertion est placé dans le tableau - liste.

Ensuite, GesDoc ouvre le document pour permettre à l'utilisateur de visualiser son contenu et demande confirmation de la suppression. Si la suppression est validée, la fenêtre du document est fermée, le fichier correspondant supprimé du disque et la ligne du tableau correspondant effacé.

Pour des raisons de sécurité, cette commande ne peut être utilisée en sélection de lignes multiples.

Commande "Ouvrir document sur ligne sélectionnée"

 Cette commande permet d'ouvrir le fichier décrit sur la ligne contenant le point d'insertion.

Avant d'exécuter cette commande, GesDoc vérifie que la fenêtre-document active contient un fichier - liste GesDoc (créé en utilisant la commande GesDoc "Créer un nouveau fichier - liste") et que le curseur d'insertion est placé dans le tableau - liste.

Commande "Afficher fenêtre Propriétés / Résumé pour le document actif"

Cette commande permet d'afficher la fenêtre Propriétés / Résumé pour le document actif (quelqu'il soit, c'est à dire sans aucun contrôle préalable, si ce n'est l'existence d'un document actif).

Commande "Afficher fenêtre d'informations sur GesDoc"

Cette commande affiche une boîte de dialogue contenant des informations sur le logiciel GesDoc (numéro de version, coordonnées du concepteur ainsi que des informations concernant l'utilisateur ou la mention "version d'évaluation").

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Téléchargement de GesDoc

Informations concernant la procédure d'installation de GesDoc :

L'installation de GesDoc, décrite dans le fichier GesDoc.txt livré avec le logiciel, a pour effet de copier le fichier - modèle GesDoc.dot dans le répertoire (dossier) de démarrage de Ms-Word. Tous les fichiers présents dans ce répertoire sont chargés automatiquement au démarrage de MsWord. De ce fait, la barre d'outils et les commandes de GesDoc sont en permanence disponibles sous Word. Pour toutes informations concernant le répertoire de démarrage de Ms-Word, veuillez consulter l'aide en ligne ou à la documentation fournie avec ce logiciel.

Caractéristiques principales concernant GesDoc :

• GesDoc se présente sous la forme d'un document- modèle nommé GesDoc.dot au format Word 6.0 / 95 ; ce logiciel ne fonctionne pas sous Ms-Word97 ni sous "Ms-Word version Apple".
• Gesdoc est disponible en téléchargement sous la forme d'un fichier compressé au format ZIP qui contient entre autres un fichier texte GesDoc.txt décrivant de manière détaillée les procédures d'installation et de désinstallation .
• La version d'évaluation de GesDoc dispose de TOUTES les fonctionnalités présentes dans la version intégrale ; la seule différence entre ses 2 versions concerne le nombre maximal de fichiers pouvant être placés dans un tableau-liste qui est limité à 15 dans la version d'évaluation.